校政研〔2018〕15号
第一章总则
第一条 为加强和规范学校学术会议管理，根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《中央和国家机关培训费管理办法》（财行〔2016〕540号）和安徽省委及省政府办公厅《关于改革完善省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（皖办发〔2016〕73号）等有关文件要求，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于学校举办（含主办、承办、协办）的各类学术会议、学术论坛。包括国际性学术会议、全国性学术会议、地方性学术会议和其他学术会议。
国际性学术会议：经国家有关部门批准，在国内外举行、面向世界或国际区域征集论文的学者参加，一般专家来自于3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区），一般校外专家学者不少于30人，海外专家学者不少于5人。
全国性学术会议：经国家有关部门批准，国家级学术团体在本国举行，只有本国专家学者参加的学术会议，一般校外专家学者不少于30人。
地方性学术会议：指由省部有关部门或地方性学术团体在国内举行，只有本国专家学者参加的学术会议，一般校外专家应不少于15人。
其他学术会议：指除上述三类会议以外的其他业务性会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等。
第三条 本校主办、承办或与校外单位共同主办学术会议，必须具备下列条件：
（一）会议指导思想正确，目的明确，符合国家有关规定及相关的法律法规。会议主题必须有利于学校科研发展和学科建设，且具有实质性的推动作用；
（二）会议主题所涉及的学科或技术领域，学校必须具有一定的研究基础，即已形成一定规模的学术研究群体，承担有国家级科研项目或省部级重大重点研究项目，或已取得一定数量较高水平的研究成果；
（三）会议组织机构健全，会议经费充足；
（四）须有学校学者提交会议交流的论文（国际性学术会议不少于3篇，全国性或地方性学术会议不少于5篇）；
（五）国际性学术会议必须能邀请到国际上该领域的著名专家学者出席，全国性学术会议必须邀请到国内该领域的著名专家学者出席。
第四条 召开会议应结合工作实际需要，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，严格控制会议数量、会期、规模。
第二章审批与管理
第五条 学术会议必须严格按照国家和省有关规定办理报批手续，未经报批，任何单位和任何人都不得以威尼斯人平台名义主办或承办国际学术会议。经审批准予对外举办的会议，按照“谁举办，谁负责；谁批准，谁监督”的原则，由具体承办单位负责各项会务工作。
第六条 实行会前申报制度。学校主办或承办学术会议的具体实施单位必须于会议前2个月向科技处提交主办或承办学术会议的申请报告，包括：
（一）威尼斯人平台主办（承办）学术会议申请表；
（二）会议基本情况，包括会议名称、主题、主办单位、会议时间、地点、会议组织机构、经费来源说明、日程安排、拟到会专家学者名单、本校提交论文情况等；
（三）政府主管部门（或学会、研究会）或委托单位的批文附件；
（四）会议背景材料，包括会议主题、所属领域近期研究状况、本次会议目的、以往历届会议的主题、主办者及会议效果等。
第七条 学校提倡和鼓励主办或承办学术会议的校内单位积极向校外单位和组织争取、筹措会议所需经费，筹措到的会议经费应专款专用，并按照学校财务制度进行管理。
第八条 会议费实行预算管理。各单位（项目）应将会议费纳入单位（项目）年度经费预算，严格会议费预算管理。
第九条 根据实际工作需要，本着从严从紧的原则，严格控制会议期限和规模；会议会期一般不得超过3天。会议报到和离开时间合计不得超过1天，工作人员控制在会议代表的10%以内。
第十条 举办会议应充分利用学校资源，参会人员主要是校内人员的各类会议原则上必须在校内举行。校内不具备条件确需到校外召开的，应根据经济性、便利性原则选择政府采购会议定点饭店举行。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第三章会议费开支范围、标准与报销管理
第十一条 会议举办单位应严格按照会议费开支标准，结合会议实际情况科学编制会议费预算。会议费预算要细化到具体会议项目，执行中会议费预算原则上不得突破。
第十二条 会议费开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议开支范围包括同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
第十三条 会议费开支实行综合定额控制。综合定额标准是会议费开支的上限，各项费用之间可以调剂使用，在综合定额控制内据实报销。
第十四条 下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额：
(一）会议代表参加会议发生的旅费，原则上回所在单位报销。对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的国内旅费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费中列支。
(二）会议举办者根据需要，向邀请参会专家发放的咨询费、讲课费等按有关标准执行。
(三）会议发生的文献出版费、翻译费、国际会议发生的同声传译翻译费、同声传译设备租金在额度内据实报销。
第十五条 对于使用多种资金来源渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适当向参会人员收取会务费，会务费收取的标准应在会议费预算列明，收取的费用应全部纳入学校财务统一核算和管理；对于有赞助收入的会议，应与赞助方签订赞助协议，明确双方的权利和责任。
第十六条 会议举办者可在会议开始前根据实际需要和相关协议、合同规定，在预算额度内办理部分款项的预付手续，借款时应提供会议通知、会议审批表和相关合同协议。会议结束后预借的会议经费如有结余，应及时转回学校财务，不得滞留在外。
第十七条 会议费报销应按会议费预算执行。如因特殊情况，实际支出超出预算的，须提出书面申请并经会议审批单位同意后方可报销。
第十八条 各类会议应在会议结束后及时办理报销手续。汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，会议发生的支出按“一会一报”原则一次性报销完毕，不得分次拆零报销。
第十九条 会议费报销时应当提供以下材料：
（一）会议审批表；
（二）会议通知；
（三）会议议程安排；
（四）参会人员签到表（如无法提供签到表，可提供参会人员名单、所在单位、联系方式）、会议工作人员和志愿者名单等；
（五）会议服务单位提供的发票、费用明细结算清单等资料；
（六）相关合同、协议等支撑材料。
第二十条 会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度执行，以银行转账或公务卡方式结算。
第二十一条 会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁在会议费中列支公务接待费，借会议名义组织会餐或安排宴请；会议用餐严禁提供香烟与酒水（国际会议除外）；严禁以任何名义发放纪念品；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与会议无关的其他费用。
第二十二条各项学术交流活动的资助标准：
（一）学校承办或共同承办的各类学术会议，在会前均应做详细的经费预算，并报科技处和分管校领导审核，学校根据预算情况给予适当资助。由学校承办的国际性学术会议，学校资助不超过5万元；由学校承办的全国性学术会议，学校资助不超过3万元；由学校承办的全省性学术会议，学校资助不超过1万元；
（二）学术交流专项经费资助包括住宿费、交通费、餐饮费、讲学费等必需开支；讲学费用标准为：对邀请的院士、国家级、省部级重要评审委员会成员等一些国内著名专家学者来校讲学、指导工作，学校原则上支付每学时讲学费不超过0.15万元（税后），特殊情况须经主管校领导批准。邀请的其它正高级著名专家学者来校讲学，支付每学时讲学费不超过0.1万元（税后）。邀请的副高级技术职称专业技术人员来校讲学，支付每学时讲学费不超过0.05万元（税后）。邀请国外专家来学校讲学的资助标准，参照国内专家资助标准执行；
（三）对学校有重大积极影响的其它学术交流活动的资助，需由所在单位提出申请，科技处提出资助意见，报主管校领导批准。
第四章监督与问责
第二十三条 会议举办者是会议费的直接责任人，对会议经费收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守相关管理规定，依法依规据实报销会议费。
第二十四条 会议举办单位应加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十五条 会议举办者和经办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规和学校规定追究相关责任，涉嫌违法的，移送司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
第五章附则
第二十六条 本办法中涉及经费金额标准若国家、省等上级文件有修订，则依据新文件标准执行。
第二十七条 本办法自发布之日起施行，由科技处、财务处负责解释。